Im Rahmen des "Landfrauencafés" , das der BBV-Kreisverband Deggendorf für seine Mitglieder organisiert hatte, haben sich am Mittwochvormittag 22 TeilnehmerInnen in einem online-Seminar mit Büroorganisation beschäftigt. Zu der Frage "wie beseitige ich das Chaos in meinem Büro" vermittelte Referentin Birgit Barth in dem rund vierstündigen Seminar grundlegende Hinweise zur Organisation rund um den Schreibtisch.
Sie gab Anregungen und Tipps und ging auch direkt auf Fragen ein, die von den Teilnehmern per Chat gestellt wurden. Die "Schreibtisch-Nanny" beschränkte sich aber nicht nur auf den aufgeräumten Schreibtisch und wie die Informationsflut in den Griff zu bekommen ist, sondern sprach auch Zeitmanagement und Stressbewältigung an. Sie riet zu einem Aufräumprogramm mit einer Aktendiät durch Ausmisten und einem darauf folgenden strukturierten Aktenplan.
Um die Zettelwirtschaft zu beenden, schlug sie ein "Superbuch" oder auch einen Folienordner vor, in dem Jahresübersichten, Telefonlisten und Checklisten untergebracht sind und so der Schreibtisch frei wird. Die 5-S Methode stehe für Ordnung und Routine: "Alles hat seinen Platz und alles ist an seinem Platz", führte Barth aus. Die 5 S definierte sie mit Sortieren, Setzen (Platz), Standards festlegen, Standards dokumentieren und Selbststeuerung durch Selbstdisziplin.
Sie warnte davor, Unnötiges aufzuheben und ermunterte dazu wegzuwerfen, was ohnehin nicht gebraucht werde. Wer sicher sein wolle, könne auch einen Karton mit dem Vermerk "Abfall in einem Jahr" anlegen. Wenn es nach einem Jahr noch nicht gebraucht wurde, könne es weg.
Hilfreich für die Chaosbeseitigung könne die Regel 4/4/4 sein: täglich vier Minuten für die Büroordnung, täglich vier "Dinge" wegwerfen oder löschen und vier Wochen die neu geschaffene Ordnungsstruktur durchhalten.
Birgit Barth zeigte Methoden für effektives Arbeiten und Zeitgewinn auf. Wichtig sei es, Prioritäten zu setzen. Auch gelte es den zeitlichen Aufwand einzuschätzen. Und die vier Minuten kamen noch einmal ins Spiel: Alle Aufgaben, die innerhalb von vier Minuten erledigt werden können, sollten auch sofort erledigt werden. Zudem warnte die Referentin vor Zeitfallen, Zeitdieben und willkommener Ablenkung bei Arbeiten, die man nicht gern macht.
Zu beachten sei die persönliche Leistungskurve ebenso wie die individuelle Stressbewältigung, da auch Stress sehr unterschiedlich wahrgenommen wird. Um Zeit zu gewinnen und nicht in Stress zu geraten, sei auch Nein-Sagen wichtig.
Die Rückmeldungen der Teilnehmerinnen belegten eine gute Bewertung des Seminars. Kreisbäuerin Rosmarie Mattis, die eingangs die TeilnehmerInnen begrüßt hatte, zog ein positives Fazit und schlug ein kurzes Treffen zur Reflexion in vier Wochen vor. Die das Seminar begleitende Präsentation konnten die TeilnehmerInnen herunterladen.
− tf
